Binnen de module F09 van WTell is er het scherm klantaanvragen (F1518) ontwikkeld, waarmee op eenvoudige wijze vlot verkooporders in uw ERP-pakket zijn in te lezen van andere systemen. De gegevens van de verkooporders kunnen vanuit willekeurige bronnen komen. Het basisformaat van deze gegevens is een XML-bestand. In deze handleiding wordt uitgelegd welke velden binnen het XML-document kunnen worden gestuurd en of ze aanwezig moeten zijn.

Versie	Datum	Aanpassingen
1.0	20 mei 2008	1e versie
1.1	6 juni 2008	Handleiding voltooid door uitleg instellingen en beschrijving van het inlezen van een klantorder
2.0.	20 januari 2009	Toegevoegd uitleg extra velden binnen het uitwisselingsdocument

In de volgende paragrafen wordt uitgelegd hoe het XML-document eruit moet zien welke dient te worden verstuurd. Dit document wordt als een email verzonden en binnen het scherm F1518 tot een order verwerkt.

1. Samenstelling van het XML-bestand voor het inlezen van klantorders.


2. Instellingen WTell voor het inlezen van klantorders.


3. Het inlezen van klantorders.

Voor het inlezen van klantorders is gekozen om dit per email uit te wisselen, waarbij verschillende velden in een soort XML-achtige opmaak worden verzonden. Hieronder wordt een voorbeeld van een samenstelling van de email weergeven.

Let op: De email dient niet in html-opmaak te worden verzonden, maar gewoon als een tekstbestand

De inleesmodule van WTell accepteert alleen emails met een onderwerp. Dit onderwerp dient gelijk te zijn aan de instellingsparameter "AanvraagMailTitel". Hiervoor is gekozen, om te voorkomen dat de inleesmodule door spam vastloopt. Emails met een andere titel worden namelijk gewoon verwijderd. In de handleiding Parameter Instellingen wordt uitgelegd hoe u parameters instelt

Samenstelling uitwisselingsemail

De veldnamen zijn niet case-sensitieve. Dit houdt in dat er geen onderscheidt wordt gemaakt tussen hoofdletters en kleine letters

Het bericht hoeft niet alle veldnamen te bevatten. Alleen veldnamen welke voor het invoeren van een order zijn benodigd zijn verplicht. Welke velden het zijn, hangt af van uw specifieke ERP-pakket.

De volgorde van de velden in het bericht is niet van belang voor een correcte verwerking van het bestand

Veld	Beschrijving	Uitleg
Langcode	De taal van de klant	Dit veld dient overeen te komen met de taalcode welke binnen het ERP-pakket wordt gebruikt
custname	De naam van de klant
custstreet	De straat van het postadres van de klant
custnumber	Het huisnummer van het postadres van de klant
custzipcode	De postcode van het postadres
custcity	De plaats van het postadres
custcountry	Het land van het postadres
custbtw	De btw-code van de klant	Voor buitenlandse leveringen is een BTW-code benodigd.
delname	De naam van de klant op het afleveradres	Deze gegevens hoeven alleen te worden aangeleverd wanneer het afleveradres afwijkt van het postadres
delstreet	De straat van het afleveradres
delnumber	Het huisnummer van het afleveradres
delzipcode	De postcode van het afleveradres
delcity	De plaats van het afleveradres
delcountry	Het land van het afleveradres
partcode	De code van het artikel dat de klant besteld	Deze code dient in principe een bekende artikelcode in het ERP-pakket te zijn. Indien de code niet bekend is dan wordt artikelcode 0 genomen
partdesc	De omschrijving van de orderregel	Dit bevat een verklarende omschrijving van de orderregel
partunitcosts	De kosten van het artikel per eenheid product	Er kan via andere systemen andere prijzen gelden dan standaard. Indien 0 wordt verzonden, dan wordt het bedrag van het ERP-pakket genomen
qty	Aantal artikelen dat de klant besteld
transportcosts	Transportkosten welke in rekening worden gebracht	Dit zijn de transportkosten welke per order worden berekend.
custphone	Het telefoonnummer van de klant
custfax	Het faxnummer van de klant
custcontact	De achternaam van de contactpersoon van de klant
custcontactfirstname	De voornaam van de contactpersoon van de klant
custcontactinitials	De initialen van de contactpersoon van de klant
custcontactgender	Het geslacht van de contactpersoon van de klant	M = Man V = Vrouw
custcontactemail	Het emailadres van de contactpersoon van de klant
paymentterm	De betalingsconditie bij de order	De meegestuurde code dient bekend te zijn als betalingsconditie binnen het ERP-pakket
betalingsreferentie	De betalingsreferentie bij de order	In de meeste gevallen wordt de IDEAL-code meegestuurd
wederverkoper	Geeft aan of een wederverkoper de orders plaatst of een klant rechtstreeks	0 = klant 1=Wederverkoper
delterm	De afleveringsconditie welke voor de order geldt	Geen waarde de standaard, indien meegestuurd gelijk aan een afleveringsconditie van uw ERP-pakket
discamount	Kortingsbedrag welke voor de regels is afgesproken	Geen waarde meegestuurd, dan geen korting. Anders neemt WTell het kortingsbedrag over
info	Extra algemene informatie over de order	Wordt opgeslagen in het memoveld van de order. Indien in uw ERP-pakket aanwezig

Om de module voor het inlezen van klantorders goed te laten functioneren, kunnen er verschillende parameters worden ingesteld. In deze paragraaf worden in het kort de parameters beschreven. De wijze waarop u instellingen in WTell kunt aanpassen is in de handleiding Parameter Instellingen beschreven. In deze handleiding wordt alleen ingegaan op het gebruik van parameters binnen de module F1518 klantaanvragen. Indien binnen de parameter instellingen wordt gekozen voor programma F1518, dan zal het volgende scherm verschijnen.

Parameters bij module F1518

In de onderliggende tabel worden in het kort de verschillende parameters beschreven.

Instelling	Waarde	Omschrijving
DelCustOrderEmails	Ja/Nee	Indien ja dan worden de emails welke worden gebruikt bij het inlezen van de klantorders verwijderd.
PayMentTermRembours	String	Een geldige betalingsconditie van het ERP-pakket welke wordt gebruikt voor rembourskosten
DeliveryTermRembours	String	Een geldige leveringsconditie van het ERP-pakket voor rembourskosten
VerzendRemboursPart	String	De code welke voor rembourskosten wordt gebruikt
AanvraagMailTitel	String	De titel van de emails welke geldige aanvragen betreffen. Emails met een andere titel worden automatisch verwijderd.
AanvraagVerkoper	String	Een geldige werknemer welke de verkoper vertegenwoordigd van de ingelezen orders
AanvraagCustomerBranche	String	De branche waartoe nieuwe klanten horen welke automatisch bij het inlezen van orders worden aangemaakt
AanvraagEindKlantPart	String	Het kenmerk waaraan artikelen worden herkend welke aan een eindklant worden verkocht.
AanvraagWederVerkoperPart	String	Het kenmerk waaraan artikelen worden herkend welke aan een tussenpersoon worden verkocht.
AanvraagMailServer	String	De mailserver waarbinnen de emails binnenkomen
AanvraagMailGebruiker	String	Gebruikersnaam van de gebruikersaccount welke is benodigd om de mails te controleren
AanvraagMailWachtWoord	String	Het wachtwoord van de gebruikersaccount welke is benodigd om de mails op te halen

WTell functioneert bij het inlezen van klantorders als een intermediair tussen uw ERP-pakket en een externe applicatie. Er is gekozen om allereerst met een bewuste handeling de orders in een tussenfase in WTell in te lezen, waarbij de orders kunnen worden beoordeeld en eventueel worden verwijderd, waarna deze orders vervolgens met 1 druk op de knop in uw ERP-pakket worden ingelezen. Hiermee wordt voorkomen dat uw ERP-pakket automatisch met informatie wordt vervuild als de externe applicatie op een bepaalde wijze niet juist wordt gebruikt.

U start de module klantorders op door in het hoofdmenu van WTell voor de module klantorders te kiezen.

Klantaanvragen in het hoofdmenu

Indien deze module niet beschikbaar is neem dan contact op met uw Applicatie beheerder

Indien u in het hoofdmenu voor de optie klantaanvragen heeft gekozen, dan zal het volgende scherm verschijnen:

Klantaanvragen menu

In dit menu zijn nu geen enkele klantaanvragen beschikbaar om in uw ERP-pakket, zoals ISAH-7 in te lezen. U kunt uw klantaanvragen ophalen door op de knop "Mail aanvragen ophalen" te klikken.

Knop Mail aanvragen ophalen

Indien er succesvol 1 aanvraag is ingelezen, dan zal het klantaanvraag-scherm er zo uit kunnen zien.

Klantaanvragen met 1 ophaalde aanvraag

Indien u in uw aanvraag als klantcode 0 ziet. Dan heeft WTell geen match kunnen maken met een klant binnen uw huidige ERP-pakket en zal bij het aanmaken van een klantaanvraag automatisch een nieuwe klant worden aangemaakt.

Als u artikelcode 0 zit verschijnen in de aanvraag, dan heeft WTell een onbekende artikelcode ingelezen en zal bij het inlezen een dummy artikel worden gebruikt.

U kunt nu 2 verschillende zaken met de aanvraag doen. U kunt deze verwijderen als de aanvraag ongeldig is of de aanvraag als een order inlezen in uw ERP-pakket. In de handleiding wordt ervoor gekozen om de aanvraag in te lezen. Om de aanvraag in te lezen, dient u eerst de aanvragen te selecteren welke u wilt inlezen en vervolgens op de knop "Aanmaken orders" te klikken.

Indien u de aanvraag selecteert dan heeft u het invulvakje Kies voor de aanvraag afgevinkt, zoals in de volgende afbeelding.

Klantaanvraag welke is geselecteerd

U dient vervolgens op de knop "Aanmaken Orders" te klikken

Knop Aanmaken Orders

Indien de door u gekozen aanvraag succesvol is verwerkt, dan zal het volgende scherm verschijnen.

Klantaanvraag welke in het ERP-pakket als order is verwerkt

In principe dienen alle aanvragen goed door WTell in uw ERP-pakket te worden verwerkt. Als het niet mocht lukken, dan dient u contact op te nemen met uw Applicatie beheerder

Prima u kunt u orders inlezen in uw ERP-pakket met behulp van WTell