Met behulp van deze handleiding wordt in het kort uitgelegd op welke wijze met behulp van WTell eenvoudig kan worden geïmporteerd van Excel(import) en geëxporteerd naar Excel(export). Deze handleiding is bedoeld als een gebruikershandleiding hierbinnen, waarbij van al reeds gedefinieerde Excel-Projecten wordt uitgegaan.

Deze module is ontwikkeld aan de hand van de grote klantbehoefte om eenvoudig imports en exports te kunnen ontwikkelen en wordt momenteel gebruikt om snel gegevens binnen het ERP-pakket te kunnen wijzigen. Daarnaast kunnen vrij eenvoudig aangepaste exports worden gedefinieerd, waarmee u uw klanten van gegevens kunt voorzien, zonder dat u handmatig deze overzichten moet samenstellen.

Deze module is als onafhankelijke module binnen WTell ontwikkeld en kan tevens afzonderlijk worden geïnstalleerd.

Het definiëren van een nieuwe import en/of export is vrij eenvoudig en vereist alleen de definitie van een XML-bestand en het maken van een stored procedure voor de import/export. Dit betekent dat voor u in vrij korte tijd verschillende projecten voor de import en/of export kunnen worden gedefinieerd, waarmee u vlot aan de slag kan. Het definieren van een Excel-Project, hetgeen wel enkele technische vaardigheden vereist, is in de handleiding Het definieren van een Excel-Project uitgelegd.

Versie	Datum	Aanpassingen
1.0.	7-3-2009	1e versie

In de volgende handleiding wordt kort uitgelegd welke wijze u WTell gebruikt om gegevens van Excel te importeren of naar Excel te exporteren. Deze handleiding is een gebruikershandleiding. Het definiëren van Excel Projecten voor de import of export valt buiten de scope van de handleiding.

De volgende stappen dienen te worden genomen.

1. Upload het Excel bestand naar de server


2. Importeren/Exporteren Excel


3. Verwijderen van een Excel bestand


4. Het openen van een Excel bestand

Start de module Import/Export vanuit het hoofdmenu of een gemaakte link binnen uw webbrowser op en dan zal het volgende scherm verschijnen.

Module Import/Export Excel

Dit scherm is opgebouwd uit 2 hoofdonderdelen, namelijk het versturen van bestanden naar de server (uploaden bestanden) en het afhandelen van de import/export aan de hand van een Excel bestand. Indien u het Excel bestand nog niet heeft verstuurd naar de server, dan dient u deze te versturen binnen het hoofdonderdeel "Bestand uploaden"

Hoofdonderdeel bestand uploaden voordat er een keuze voor een bestand is gemaakt

Binnen dit hoofdonderdeel dient u het bestand te selecteren welke dient te worden geupload. Dit selecteren kunt u opstarten door op de knop bladeren te klikken.

Knop bladeren om een bestand op te zoeken

Indien u op de knop bladeren heeft geklikt dan verschijnt er een keuzemenu om een bestand te selecteren, zoals u deze binnen Windows bent gewend en kies hierbinnen voor het Excel bestand welke u wilt uploaden.

Bestand keuzescherm voor de upload

Door het selecteren van het bestand en vervolgens het klikken op de knop openen, zal het uploadscherm er als volgt uitzien.

Bestand uploaden als er een keuze is gemaakt voor een bestand

Druk vervolgens op de knop uploaden en het bestand zal naar de server worden verzonden en als optie binnen het keuzelijstje bij het importeren/exporteren Excel verschijnen.

Uw bestand wordt naar de Excel directory binnen de server gekopieerd. Standaard zal dit zijn de map c:\webserver\excel. U kunt middels het bestand settings.xml een andere locatie toekennen.



Indien het Excel-bestand op de server aanwezig is, dan kan dit bestand worden gebruikt om te importeren of te exporteren. Hiertoe kunt u hoofdonderdeel Importeren/Exporteren Excel gebruiken.

Importeren/Exporteren Excel

Als u binnen het scherm een import of export wilt opstarten, dan dient u allereerst een keuze te maken voor een import van Excel of een export naar Excel. Hiertoe maakt u een keuze in het selectievakje achter de handeling, waarbij de keuze is tussen import of export.

Kies voor importeren van Excel of voor exporteren naar Excel

Vervolgens dient u een gedefinieerd project te kiezen voor de import/export in Excel. In een project wordt middels een XML-bestand de relatie tussen uw Excel-bestand en de database waarin u wilt importeren/exporteren gelegd. Middels een project kan WTell vlot deze relatie leggen, zonder dat er veel hoeft te worden geprogrammeerd, zodat u vlot aan de slag kan met uw import of export.

Kies een project voor de import of export

U maakt een keuze in het selectievakje achter project, waarbij in het voorbeeld wordt gekozen om artikelen in het ERP-pakket ISAH van ISAH7 in te lezen.

Vervolgens maakt u een keuze van welk Excel-bestand u de import/export wilt uitvoeren.

Kies een Excel-bestand om te exporteren of te importeren

Maak hiertoe een keuze in het selectievakje achter kies een Excel bestand.

Nadat u deze keuzes hebt gemaakt, dan kunt u op de knop uitvoeren Excel-Project klikken en in het voorbeeld zullen de artikelen worden ingelezen.

Uitvoeren Excel-Project

Tijdens de import wordt u op de hoogte gehouden middels een voortgangsindicator en kunt u rustig wat anders gaan doen, als de import een tijdje duurt.

Voortgangs indicator

U ziet dat het importeren verder vordert.

Voortgangsindicator

Vervolgens krijgt u de mededeling te zien dat de import is geslaagd en weet u dat het betreffende project succesvol door WTell is uitgevoerd. Prima u bent er goed in geslaagd om een import met behulp van WTell vanuit Excel uit te voeren.

Import is geslaagd

Indien u succesvol een import of export met behulp van het Excel bestand hebt uitgevoerd, dan wilt u dit bestand uit het keuzelijsje verwijderen, zodat u dit bestand niet meer kan selecteren bij nieuwe imports en/of exports. Het verwijderen uit het keuzelijstje kunt u eenvoudig realiseren door het bestand te verwijderen.

Kies een Excel bestand om te verwijderen

Maak hiertoe een keuze in het selectievakje achter kies het Excel bestand dat u wilt verwijderen

De knop verwijderen van een Excel bestand uit het keuzelijstje

En druk vervolgens op de knop verwijderen achter het keuzelijstje

Het Excel bestand verwijderd

Vervolgens krijgt u bij een geslaagde verwijdering het bericht te zien. Het Excel bestand is succesvol verwijderd.

Let op: Het bestand wordt in eerste instantie niet verwijderd, maar verplaatst naar de map deleted binnen uw Excel map op de webserver. Hier blijft dit bestand 90 dagen staan en dan zal WTell het bestand voor u van de server verwijderen. Indien u dus per ongeluk een verkeerd bestand verwijderd, dan kunt u het beste contact opnemen met de applicatie beheerder, welke dit bestand voor u kan terugzetten.


Indien u een bestand naar de server heeft gestuurd, dan zou u dit bestand willen openen om deze te wijzigen of in te zien. Dit kan eenvoudig binnen de module. Kies hiertoe het Excel bestand welke u wilt openen in het keuzelijstje achter Excel Bestand

Kies een Excel bestand om te openen

Druk vervolgens op de knop "Openen Bestand"

Excel bestand openen

Na het indrukken van de knop zal er een download scherm in uw webbrowser verschijnen.

Open Excel bestand als een download

Indien u hierbinnen kiest voor Openen Microsoft Excel en zal het bestand geopend in Excel verschijnen.

Excel bestand geopend

U kunt nu de inhoud van dit bestand controleren en/of wijzigen welke u vervolgens door een upload naar de server opnieuw kan versturen.